L’importance des logiciels de gestion de contrats pour optimiser l’efficacité et minimiser les risques.

L’organisation interne des PME évolue en raison des nouvelles méthodes de travail qui apparaissent avec la numérisation croissante des activités. La plupart des entreprises évoluent avec les nouvelles technologies pour rester concurrentielles. Elles s’adaptent à leurs clients, à leur évolution, et optimisent leurs services. Le département juridique de ces entreprises et les études d’avocat peuvent aussi contribuer à cette évolution.

Les LegalTech: moyens d’améliorer ou sécuriser son activité

Le droit n’est ainsi pas en reste. De nouvelles méthodes de pratiquer le droit apparaissent qui améliorent les processus internes des entreprises et études d’avocats. Avec l’arrivée des «LegalTech», entreprises technologiques qui développent, proposent ou fournissent des services relatifs au droit et à la justice. Les cabinets d’avocats et les PME ont désormais accès à des solutions qui leur permettent d’améliorer ou sécuriser leur activité.

Avantages des logiciels de gestion et d’administration de contrats

Il existe ainsi des logiciels de gestion et d’administration de contrats, permettant à toute PME d’optimiser ses processus de gestion des contrats. Ces logiciels permettent de minimiser les risques. Ils offrent la possibilité d’insérer des délais et rappels relatifs aux échéances contractuelles. Par exemple, ce sont des délais de paiement ou de résiliation. Ces logiciels peuvent aussi simplifier l’attribution des responsabilités dans les processus de gestion des contrats, car les informations sont centralisées, accessibles à tous, mais avec un suivi des modifications par utilisateur. Il est ainsi possible de visualiser en un coup d’oeil la structure contractuelle de l’entreprise et lancer des processus de contrôle ou de revue de ces documents, si besoin.

La gestion des contrats, une tâche complexe

La gestion des contrats concerne plusieurs départements au sein d’une entreprise. Cela implique le service juridique, ressources humaines, direction générale, département des achats, etc. Souvent, des contrats son négociés entre un département et un tiers, à l’insu du reste de l’organisation de l’entreprise. Les personnes impactées par ce contrat n’ont pas facilement accès aux informations telles que l’objet du contrat, la durée, les responsabilités et les coûts. Le risque que les services de l’entreprise aient des informations incomplètes voire contradictoires peut survenir. Cela peut causer des conflits entre les engagements contractuels existants ou une confusion préjudiciable. Une solution logicielle permet d’éviter ces problèmes.

L’utilisation de tels outils devient incontournable. Elle permet d’assister les entreprises de la rédaction d’un contrat au suivi de son exécution. Ces outils seront d’autant plus efficaces lorsqu’ils seront mis en place par l’étude d’avocats qui accompagne une PME, lui permettant d’apporter un conseil juridique sur mesure tenant compte de l’ensemble des relations contractuelles de la société.

Texte de Ema Bolomey, Head of SLTA Lausanne Chapter, Avocate, Wilhelm Gillieron Avocats SA & Nicolas Torrent, Vice-Président SLTA & Co-Head SLTA Geneva, Managing Director Digilegal SA

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